Řízená dokumentace

Centrální úložiště představuje komfortní přístup k firemní dokumentaci. Díky nastavení přístupových práv pracuje běžný uživatel vždy s aktuální verzí dokumentu, zatímco správci dokumentace snadno dohledají předchozí verze i provedené změny. Sofistikovaný systém vyhledávání vám rychle a bez komplikací pomůže najít to, co právě potřebujete, aniž byste nutně museli vědět, kde přesně se dokument nachází.

Tvorba dokumentace je věda. Když navíc máte dodržovat termíny, čekají vás revize a následné schvalování mezi uživateli, může jít o nepřekonatelný problém. Díky našemu systému budete mít proces tvorby dokumentace zcela pod kontrolou. Systém je nastaven podle vašich interních procesů, každý krok je přiřazen příslušnému uživateli a na každý úkon je možné stanovit konkrétní termíny. Teprve po finálním schválení je dokument publikován pro stanovený okruh zaměstnanců. Správce dokumentace má navíc dokonalý přehled nad celým procesem tvorby.

Potřebujete rychle najít nějaký dokument nebo jeho verzi a pamatujete si jen část názvu? S naším fulltextovým vyhledáváním to není problém. Centrální úložiště dokáže shromažďovat informace o dokumentech i jejich přílohách jako jsou plány, výkresy nebo navazující dokumenty. K jednotlivým dokumentům dokáže přiřadit i klíčová slova, což vám vyhledávání podstatně zjednoduší.

Každý firemní dokument má svá specifika. Kromě platnosti jde také o různé typy relevantních příloh, související dokumenty a osobu, která je za jeho aktuálnost přímo zodpovědná. Vyhněte se složitému zjišťování, jak je to v tom či onom případě, jestli už platnost náhodou nevypršela a kdo za to vlastně může. Prostřednictvím našeho centrálního úložiště můžete zautomatizovat celý proces. Systém „pohlídá“ platnost dokumentu a automaticky obešle zodpovědné osoby i správce dokumentace.

Řešili jste při recertifikaci ISO nedostatky ve vaší firemní dokumentaci? Možná jste nedokázali najít a aktualizovat všechny související dokumenty nebo se vám nepodařilo informovat všechny zainteresované zaměstnance o změně směrnice. Naše řešení je plně automatické, takže s podobnými problémy se v budoucnu už nesetkáte. Dokumenty jsou propojené včetně příloh a návazností, termíny hlídá systém automaticky a informuje o nich zodpovědné osoby. Po schválení dokumentu je všem odesláno upozornění a v elektronické evidenci musí potvrdit, že se s novou verzí seznámili.

Naše řešení pamatuje i na uživatele, kteří při práci nepoužívají počítač. V těchto případech jsou vytištěny protokoly pro ruční podpisy k jednotlivým dokumentům, se kterými se uživatelé musí seznámit. Sken protokolu je pak automaticky uložen do systému přímo k příslušné směrnici, takže se vám nestane, že byste ho při auditu nemohli najít.